乌兰察布市公共资源交易中心档案管理制度

乌兰察布市公共资源交易中心档案管理制度

发布时间：2021-08-05

乌兰察布市公共资源交易中心档案管理制度

为加强乌兰察布市公共资源交易中心档案管理工作，完整、安全、有效保护和利用招投标交易档案资源，根据《档案法》等有关政策、法规，结合中心实际，制定本制度。

一、档案管理

公共资源交易中心设立档案室，存放中心的各类档案。办公室设专职档案管理员，负责对中心档案的归集、装订和管理。各科设档案协理员，负责各部档案的收集整理、定期归档。

二、档案归档范围

1.工程建设项目交易、政府采购、国有土地使用权（矿业权）公开出让、产权交易等公共资源交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式的业务资料；主要是中心各科参与交易相关的资料，在交易过程中形成的文字、影像资料。

2.上级机关下发、反映中心工作活动或属于中心主管业务，需贯彻执行的文件材料；同级机关制发需贯彻执行的文件材料。

3.中心制定的各项工作制度、规定等文字资料。

4.中心各类交易的合同和相关技术资料。（包含电子版）

5.处置突发事件的报告、电话记录等文件材料。

6.内部工作规范、制度、荣誉奖励证书的文件、材料。

7.其他需要归档的资料。

三、档案整理要求

（一）分类

公共资源交易中心的各种档案按保管期限、年度、机构分类。

1. 按保管期限分类：档案的保管期限分为永久、定期、（30年、10年）、短期共三种。

永久：

凡是反映公共交易中心主要职能活动和基本历史面貌，对交易中心建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

定期

（1）凡是反映交易中心一般工作活动，在较长时间内对中心工作有考查利用价值的文件材料（中心交易活动中形成的文字、影像资料），列为30年保存期限；

（2）在较短时间内对中心工作有利用价值的文件材料，列为10年保存期限。

2.按年度分类：按形成和处理文件的年度进行分类，采取一年一归档。

3.按机构分类：根据中心各部交易内容、种类、以部为单位对归档文件进行分类。

（二）排列

同一事由的相关文件应当排列在一起。不同事由的文件可在同一机构内按时间顺序进行排列。同一部门交易过程中形成的资料按时间顺序进行排列。做到正件在前，附件在后。

（三）装订

归档的文件材料应以“件”为单位固定在一起。属永久、长期保存的文件需用“三孔一线”进行装订。

（四）编号

以归档的形式在归档文件上注明，包含全中号、年度、内部机构名称、保管期限和定编件号等内容。

（五）编目

编制归档文件目录。把同一年度、同一保管期限，按内部组织机构顺序排列后，装订成册，并编制封面。

（六）装盒

将归档文件按号顺序装入档案盒，编制档案盒封面及盒背项目并排列上架。

三、档案归档要求

（一）各科档案协理员负责各项交易档案原始资料的收集、整理，卷内材料按照档案整理要求进行整理，按年度顺序进行编号、汇编目录后，移交档案室装订、入库存档。

（二）档案管理员应在每年三月底前完成上年度档案的立卷、装订和编制目录工作，并制作档案清册，列明档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限等。各类需存档的资料按国家法律、法规的规定年限保管，到达保存年限的资料按规定处置。

（三）档案管理人员发生变更，应当编制档案移交清册，列明应当移交的档案名称、卷号、册数、以保管期限等。交接双方按照档案移交清册所列内容进行交接。交接完毕后，交接双方经办人应当在档案移交清册上签名或盖章。

（四）档案工作人员不得泄露档案资料的秘密。

六、档案查阅规定

（一）查阅或复印公共资源交易业务档案，应填写《档案查阅申请表》，并经各科负责人和分管领导签字同意并报办公室备案后方可查阅（外单位人员需提交有效证件）。查阅涉密档案或其他重要档案的，须经中心负责人签字同意后方可查阅。

（二）阅挡者必须严格按照查阅申请列表查阅，不得擅自查阅未经批准查阅的其他档案资料，档案管理工作人员不得向阅档者提供未经批准阅看的档案资料。

（三）业务档案原则上不得外借，确需外借的应由中心负责人同意批准。

（四）查阅档案严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。未经批准，不得抄录、翻印、复制有关档案资料。复印公共资源业务档案应由中心盖章确认方才有效。